UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y FINANCIERAS CARRERA CONTADURÍA PÚBLICA


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1 UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y FINANCIERAS CARRERA CONTADURÍA PÚBLICA TRABAJO DIRIGIDO DESARROLLO DE UN SISTEMA DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE CARTERA DE LACTEOSBOL TUTOR ACADÉMICO : Lic. Salomón Mendoza Condori POSTULANTE : Roxana Lorena Baltazar Díaz 2015

2 DEDICATORIA El presente trabajo dirigido está dedicado a mis padres: Gerardo Baltazar quien con sus consejos ha sabido guiarme para la culminación de mi carrera. Victoria Diaz que con su apoyo y confianza me motivo a seguir con mi carrera. También al amor mi vida Marco Loza por demostrar Siempre su amor y confianza.

3 AGRADECIMIENTO Agradezco a Dios en primer lugar por ayudarme a tener buena salud mental y física para terminar una etapa más en mi vida. En segundo a lugar a mi tutor Dr. Luis Aparicio por todo el apoyo,paciencia, dedicación y conocimientos que me transmitió. También agradezco a mi jefa Lic. Marion Osinaga por todo el cariño y apoyo que me tuvo en el transcurso de mi carrera.

4 RESUMEN EJECUTIVO El presente trabajo de investigación tiene por objeto desarrollar un Sistema de Control y Administración de Cartera de Lacteosbol. Lacteosbol es una Empres Publica Nacional Estratégica lácteos de Bolivia, encargada de producir lácteos para el consumo nacional bajo la tuición del Servicio de desarrollo de las empresas publicas productivas SEDEM y está bajo dependencia del Ministerio de desarrollo productivo y economía plural. Los hechos acontecidos durante los últimos años en la empresa Lacteosbol revelaron la existencia de deficiencias en la entrega de subsidios, facturación a tiempo, mala atención ya sea por personal insuficiente, o mala planificación, los cuales han derivado en una mala imagen por parte de la población boliviana hacia la empresa de estudio, también la inexistencia de políticas, procedimientos y administración respecto de la administración de cartera la cual no mejora la recuperación oportuna de las cobranzas generadas por las ventas a crédito. La finalidad de este trabajo de investigación es de suma necesidad porque nos ofrecerá un conocimiento más amplio para que la empresa Lacteosbol en el momento que lo desee pueda hacer mejoras en cuanto al manejo de las cuentas por cobrar favoreciendo la recuperación de operaciones liquidas. La metodología que utilizaremos será de tipo lineal descriptivo y exploratorio. Para el efecto utilizaremos métodos partiendo recíprocamente de lo deductivoinductivo y la utilización de diferentes técnicas de relevamiento y análisis en fuentes primarias y secundarias en la Empresa Pública Nacional Estratégica Lácteos de Bolivia Lacteosbol también aplicaremos, observaciones en sistemas, entrevistas, texto de encuestas, flujogramas según las necesidades de la investigación.

5 Para un mejor entendimiento tendremos conocimiento previo de las definiciones de sistema, control, sistema de control, control interno, la metodología coso, administración, sistema de administración, empresa, formas de empresa, y tipos de sistemas de control. Realizaremos un diagnóstico y evaluación critica al sistema de control y administración de cartera de Lacteosbol, en primer lugar, se realiza una descripción de la empresa donde se examina la misión, visión, estrategia y organigrama. En segundo lugar se analizara el objeto de estudio el cual es el área de ventas donde se explica sus objetivos, funciones, organigrama y relaciones de dependencia. En tercer lugar se realiza la evaluación crítica al sistema de control de Lacteosbol el cual se apoyara adicionalmente en un análisis FODA. La propuesta del presente trabajo dirigido tiene como objetivo principal realizar el diseño de un Sistema de Control Interno y un Sistema de Administración de la Cartera, poniendo a consideración el contexto de la empresa sus objetivos y sus capacidades de gestión y control. Según la necesidad de la empresa Lacteosbol el Sistema a aplicar deber ser completo, factible, idóneo para mejorar el control y administración de cartera, la propuesta se desarrolla de la siguiente manera: En primer lugar, se trata de proponer mejoras a la Unidad de Ventas, ya que se incluye procesos de cobranzas y facturación los cuales contienen: objetivos, funciones, flujogramas. En segundo lugar, se desarrolla la Administración del Riesgo para la Unidad de ventas el cual contempla: identificación, análisis, y responsabilidades del mismo. En tercer lugar, se elabora el sistema de Administración de Cartera que contempla la evaluación, seguimiento y evaluación de los mecanismos del crédito. Finalmente, se describe las características del sistema de información de Administración de Cartera que coadyuve a la toma de decisiones.

6 Índice CAPÍTULO I:... 4 ASPECTOS GENERALES Antecedentes Planteamiento del problema Objetivo de la Investigación Objetivo General Objetivos Específicos Justificación de la Investigación Justificación Teórica Justificación Práctica Justificación Metodológica... 8 CAPITULO II: MARCO TEÓRICO-CONCEPTUAL Sistema Control Sistema de Control Control Interno Metodología COSO para el control interno Evaluación de Riesgos Actividades de Control Información y Comunicación Supervisión y Monitoreo Administración Sistemas de Administración Definición de Empresa Constitución de las Empresa: Formas de la empresa Clasificación de las empresas Creación de la empresa Lacteosbol Tipos de sistema de control y administración Importancia del Sistema de Control y Administración Objetivos del sistema de control y administración

7 CAPITULO III: METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN Método de investigación Tipos de estudio Fuentes y Técnicas para la recolección de información Fuentes Primarias Fuentes Secundarias Técnica para la recopilación de información Técnicas Verbales Indagaciones Flujogramas El Cuestionario CAPITULO IV: DIAGNOSTICO Y EVALUACIÓN CRITICA AL SISTEMA DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE CARTERA DE LACTEOSBOL Descripción organizacional de la empresa Misión Visión Estrategias Organigrama Descripción del área de estudio: Ventas Organigrama Dependencia y Relaciones de coordinación de la Unidad de Ventas Funciones de la unidad de ventas Evaluación critica del control interno Cuestionarios Flujogramas Evaluación critica final de la unidad de ventas Análisis FODA Evaluación critica de la administración de cartera CAPITULO V: PROPUESTA DE SISTEMA DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE CARTERA DE LACTEOSBOL Objetivos... 43

8 5.2. SISTEMA DE CONTROL INTERNO: METODOLOGÍA COSO Mejoras en la unidad de ventas Nuevo Organigrama en la unidad de ventas Mejora de los flujogramas de los procesos de ventas Desarrollo del Área de cobranzas Mejora al proceso de facturación Administración del riesgo en la unidad de ventas Identificación del Riesgo Análisis del Riesgo Calificación del Riesgo Evaluación del riesgo Valoración del Riesgo ADMINISTRACIÓN DE LA CARTERA Requisitos para el crédito Calificación de clientes Criterios para la calificación Previsiones Evaluación para otorgar un crédito Proceso para otorgar el crédito Seguimiento al cliente Acciones en caso de incumplimiento Acciones en caso de que la cuenta pase al departamento Jurídico Evaluación de la Cartera SISTEMA DE INFORMACIÓN Objetivo Requerimientos de información Características Del Sistema De Información Evaluación de cartera Beneficios de la aplicación del Sistema de Administración de Cartera CAPITULO VI: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones Recomendaciones BIBLIOGRAFÍA ANEXOS... 79

9 INTRODUCCIÓN El presente Trabajo Dirigido tiene como una de sus metas primordiales el orientar a las generaciones futuras, sobre los aspectos importantes que se deben considerar en la evaluación de controles y la forma de administrar la Cartera de las empresas. El lenguaje sencillo y directo que se ha utilizado en su elaboración facilita su comprensión y permitirá una mayor visión, aplicación e innovación del mismo, aspirando a que este constituya un material útil de consulta a los estudiantes o egresados. Así mismo podemos resaltar la contribución de esta investigación como material de apoyo a los empresarios, puesto que esta evaluación de alcance global en el entorno de los sistemas de cartera de las empresas, plantea los lineamientos básicos de los principales controles que deben implantarse en una de los principales cuentas del Activo Corriente que constituye el efectivo a corto plazo de las empresas. En el campo financiero destaca la importancia de definir acertadas políticas crediticias y de cobro ligadas de forma inseparable a los objetivos de la organización, planteados en su estrategia empresarial, su misión y visión de la empresa. En el campo de la auditoría y control resalta la importancia de los controles y seguridades de los sistemas de procedimiento de información actuales. En el campo administrativo bosqueja la importancia de una adecuada definición de la estructura organizacional de la empresa que permita definir 1

10 objetivamente las funciones de cada uno de los integrantes de una organización y delinear las responsabilidades acorde a su cargo. Estas aportaciones resaltan la importancia de los Sistemas de Cartera en todas las aéreas constitutivas de una organización. El aporte de las cuentas por cobrar en el grupo del activo corriente tiene una incidencia en el capital de trabajo de las empresas. De allí que la cartera, representa en muchas actividades, el principal ítem de importancia financiera en los activos corrientes de una empresa. Las ventas a crédito son ya una imperiosa necesidad si queremos captar créditos, siempre que implantemos políticas crediticias, tendremos que mantener un estricto control sobre el área de crédito y la Administración de las Cuentas por Cobrar, no solo porque no pueden representar graves pérdidas, sino que es la principal y más inmediata fuente de fondos. Al abordar el punto inicial primordial del presente trabajo de investigación se debe enfatizar y relievar la importancia y la significación de la Administración de los Cuentas por Cobrar, por la trascendencia en los controles y seguridades que ameritan ser implantados. El ambiente es el medio externo que envuelve física o conceptualmente a un sistema. El mismo tiene interacción con el ambiente, del cual recibe entradas y al cual se le devuelven salidos. El ambiente también puede ser una amenaza para el sistema. En la práctica el sistema de control y administración se constituye en una herramienta que nos permita facilitar la solución de problemas. La fuente principal para el desarrollo de un sistema de control y administración es la Incobrabilidad de saldos que arrastran de gestiones anteriores expuestos en los Estados Financieros, el cual es un instrumento que proporciona una imagen instantánea de la situación de la empresa en un momento determinado. 2

11 Los Estados Financieros presentan la composición patrimonial de la institución, diferenciando las aplicaciones de los recursos manejados, Activo que se haya constituido por la suma de bienes y derechos, de propiedad de ella y clasificados según distintos grados de liquidez y por otro lado, el origen de los recursos, Pasivo, que son los derechos de propietarios de terceros y que están clasificados según su grado de exigibilidad, distinguiéndose aquí el pasivo. Exigible que representan los derechos de los acreedores de la empresa con terceros y el pasivo no exigible o patrimonio líquido, que representa a los derechos de los propietarios de la empresa. De esta manera, el activo siempre es reclamado por algún interesado con derecho a él, sean terceras personas como propietarios y toda vez que este conjunto de derechos no pueda exceder a la suma de bienes y derechos que se encuentran en el pasivo, se llega a la igualdad entre activos y pasivos, por lo tanto toda operación que la empresa realiza representa siempre un movimiento de débito y crédito a través de una cuenta deudora o acreedora y que expresa variaciones en el activo y el pasivo de la misma. 3

12 1.1. Antecedentes CAPÍTULO I: ASPECTOS GENERALES Mediante el D.S de fecha 5 de septiembre del año 2007, el Supremo Gobierno de la Nación presidido por el Excmo. Presidente Constitucional de la República Dn. Juan Evo Morales Ayma y el consejo de Ministros han creado la Empresa Pública Nacional Estratégica denominada Lácteos de Bolivia LACTEOSBOL estableciendo como actividad principal de la empresa la de incentivar la producción nacional con valor agregado, generando mayores fuentes de empleo en procura de la soberanía productivo Que en el artículo segundo del mencionado Decreto Supremo establece Se crea la Empresa Pública Nacional Estratégica Lácteos de Bolivia Lacteosbol, como una persona jurídica de derecho público de duración indefinida; se encuentra bajo tuición del Ministerio de Producción y Microempresa; cuenta con un Directorio y Patrimonio Propio: tiene autonomía de administración administrativa, financiera, legal y técnica, cuya organización y funcionamiento estará sujeto en el marco de la Ley No.1178 de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales, en la Ley 3351 de 21 de febrero de 2006, de Organización del Poder Ejecutivo y sus disposiciones reglamentarias Lacteosbol cuenta cuatro plantas procesadoras: 1 La planta de Procesadora de Leche ubicado en la localidad de Ivirgarzama del departamento de Cochabamba. La planta Procesadora de Cítricos, ubicada en la localidad de Villa 14 de Septiembre del departamento de Cochabamba. 1 Legajo permanente de Auditoría Interna de Sedem 4

13 La planta Procesadora de Leche en la localidad de Achacachi en la ciudad de La Paz. La planta Procesadora de Leche ubicada en la localidad de Challapata en la ciudad de Oruro. En fecha 4 de agosto de 2010 se promulga del D.S mismo que tiene como objeto crear el Servicio de Desarrollo de las Empresas Publicas Productivas SEDEM y definir los lineamientos para el funcionamiento de las Empresas Publicas Productivas que se encuentran bajo tuición del Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural. En dicho contexto el Servicio de Desarrollo de las Empresas Publicas Productivas SEDEM es creado como Institución Publica descentralizada de derecho público, con personalidad jurídica y autonomía de gestión administrativa, financiera, legal, técnica y patrimonio propio, bajo tuición del Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural teniendo bajo su dependencia directa a la Lacteosbol Planteamiento del problema Los hechos acontecidos durante los últimos años en la empresa Lacteosbol revelaron la existencia de deficiencias en la entrega de subsidios, facturación a tiempo, mala atención ya sea por personal insuficiente, o mala planificación, los cuales han derivado en una mala imagen por parte de la población boliviana hacia la empresa de estudio 3. En lo particular, respecto de la administración de cartera se han detectado las siguientes falencias: Las cuentas por cobrar que representan el 85.9% del rubro global del Activo Exigible en la gestión 2013, en la cual no sea estructurado el desarrollo de un sistema de control y administración que mejore sus resultados efectivos de cobrabilidad. 2 Antecedentes legales Lacteosbol 3 Diario Los Tiempos.Caos por nuevo sistema de subsidio. 21 de julio 2015.Consultado el: 21 de julio del 2015.Disponible en: Diario Opinión. Protestas en Lacteosbol por falta de facturas y de atención. 28 de septiembre 2012: Consultado el: 18 de julio del 2015.Disponible en : 5

14 La inexistencia de políticas, procedimientos de control y administración respecto de la administración de cartera no mejoran la otorgación y recuperación oportuna de las cobranzas,dando lugar a una mayor mora en la empresa Lacteosbol Según investigaciones básicas preliminares se realizaron contratos de venta a crédito, los mismos que no cuenta con cláusulas de seguridad y recuperabilidad fiable y operativa. Adicionalmente, según el Informe de Control Interno 4 SEDEM del año 2012 se tiene que respecto de las cuentas por cobrar: Existencia de cheques pendientes de cobro Falta de regularización de cuentas por cobrar a Responsables de Centros de Acopio EBA De los cuales no se pudo detectar constancia de la regularización de dicho informe Por lo tanto, los problemas expuestos apuntan a un DEFICIENTE SISTEMA DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE CARTERA DE LA EMPRESA LACTEOSBOL EN LA UNIDAD DE VENTAS En base al problema planteado se formuló la siguiente pregunta de aplicación práctica: Será quédesarrollar un sistema de control y administración de cartera para Lacteosbol con apoyo de una herramienta software permitirá mejorar su administración por créditos otorgados? Para explicar el problema se asumirán los siguientes objetivos: 1.3. Objetivo de la Investigación Objetivo General El presente trabajo de investigación desarrollara un sistema de control y administración de cartera de Lacteosbol constituyéndose con todo el componente de elementos en un instrumento importante para la empresa de lácteos para la toma de decisiones y soluciones futuras. 4 Nº SEDEM.INF.AI. 03/2012 6

15 Objetivos Específicos Evaluar el sistema de control interno y administración de la cartera de Lacteosbol. Desarrollar un sistema de control interno para la unidad de ventas según la metodología COSO. Elaborar un sistema de administración de la cartera que cuente con el apoyo de una herramienta software Justificación de la Investigación Justificación Teórica La finalidad de este trabajo de investigación es de suma necesidad porque nos ofrecerá un conocimiento más amplio para que la empresa Lacteosbol en el momento que lo desee pueda hacer mejoras en cuanto al manejo de las cuentas por cobrar favoreciendo la recuperación de operaciones liquidas, para el efecto nuestra investigación se apoyara en las bases teóricas que hacen el conocimiento del desarrollo de un sistema de control y administración de cartera de Lacteosbol y el campo de la auditoría financiera a través de la planificación de toda evaluación a la razonabilidad de los estados financieros constituya básicamente verificar la existencia de una sistema de control y administración de cartera de Lacteosbol Justificación Práctica En ocasiones se define que la característica fundamental de los sistemas de control, es una combinación de indicadores financieros y no financieros de resultados de la empresa. En general los indicadores financieros están basados en la contabilidad de la empresa y muestran el pasado de la misma. El motivo se debe a que la contabilidad no es inmediata( al emitir un proveedor una factura, la misma no se contabiliza automáticamente), sino que debe efectuarse cierres que aseguren la completitud y consistencia de la información. 7

16 Para el caso de Lacteosbol las cuentas por cobrar son derechos pecuniarios contra otras entidades o personas. Se consideran parte del activo circulante. Generalmente se generan de las ventas a crédito o prestación de un servicio. Para fines de control interno deben separarse cuatro funciones: Aprobación del Crédito Ventas Contabilización Cobro Las cuentas por cobrar sirven como cuenta control en el libro Mayor. Tiene las subcuentas que son cada cuenta individual de los clientes. Otras Cuentas por Cobrar están formadas por cuentas por cobrar empleados y funcionarios. También se pueden incluir los intereses acumulados por cobrar, impuestos por cobrar. Por lo general, estas son a largo plazo, pues su vencimiento es mayor a un año. No obstante tienen una parte circulante, que vence cada año. En las empresas que venden a crédito se corre el riesgo de contraer partidas de dudoso cobro o cuentas incobrables. Estas cuentas constituyen una pérdida o un gasto para las empresas. Sin embargo la Empresa Pública Nacional Estratégica Lacteos de Bolivia Lacteosbol actualmente se enfrenta a un problema de falta de cobrabilidad de su cartera produciendo limitación para su administración financiera Justificación Metodológica La metodología que utilizaremos será de tipo lineal descriptivo y exploratorio en base a las exigencias de los sistema de control el mismo se tratara de adecuar al tipo de la empresa. Para el efecto utilizaremos métodos partiendo recíprocamente de lo deductivoinductivo y la utilización de diferentes técnicas de relevamiento y análisis en fuentes primarias y secundarias en la Empresa Pública Nacional Estratégica Lácteos de Bolivia Lacteosbol también aplicaremos, observaciones en sistemas, entrevistas, texto de encuestas, flujogramas según las necesidades de lainvestigación. 8

17 Los métodos analíticos en cantidades financieras permitirán los procedimientos esenciales de análisis y evaluación de las cifras expuestas para exponer las conclusiones y recomendaciones más precisas de nuestro trabajo de investigación. 9

18 CAPITULO II: MARCO TEÓRICO-CONCEPTUAL 2.1. Sistema En épocas más recientes, el estudio se ha dirigido al sistema en conjunto. En 1947, Bertalanffy propuso la idea de una teoría general de los sistemas. Esta teoría se basa en la premisa de que hay propiedades de los sistemas que no se derivan directamente de las partes o componentes, sino de la combinación única de componentes que forman el conjunto o todo. Además estas propiedades hacen que el conjunto (el sistema) se integre a algo más que la simple suma de sus partes. Un hombre es más que un conjunto de células, tejidos y órganos; una economía es más que un grupo de industrias; un sistema productivo es más que procesos, personas y materiales. El comportamiento y el rendimiento de cada uno es una expresión de su unidad. En cada caso mediante la combinación de componentes con relaciones únicas entre sí, se obtiene un todo que es único (Para entender el todo hay que comenzar con el todo, no con los componentes). Lo anterior no significa que se niegue la importancia de entender también los componentes, pero si modifica el enfoque de los mismos porque al orientarse al sistema, se considera al componente en función de su razón de ser o de formar parte del sistema. En consecuencia, los conceptos de sistema aprovechan tanto los resultados de ver al sistema como un todo, como los de analizar la función correcta de sus componentes. La ley de Ashby de la variedad de requisitos, establece que el controlador de un sistema debe disponer por lo menos, de una variedad tan grande de contraacciones o medidas de control, como acciones puede desplegar el sistema. El concepto de variedad nos da una medida de la complejidad para los sistemas e indica que el tamaño físico y la complejidad pueden o no ir juntos. Para efecto de esta investigación el enfoque de los problemas por medio de los sistemas, incluye la definición original del problema en términos propios de los mismos, el considerar al sistema como un todo como punto de partida, el representar las interacciones complejas entre los componentes, reconocer la 10

19 necesidad de recurrir los compromisos e intercambios entre los criterios y valores en cuestión. Intentar optimizar conjuntamente los diferentes criterios y valores, predecir el rendimiento del sistema como un todo antes de la creación del mismo. 5 En la administración un sistema implica una red de partes interrelacionadas. Toda organización, por los recursos con que está constituida, forma un sistema cuyos componentes son: terrenos, recursos humanos, mercados, compradores, autoridad, instalaciones, información necesaria para los fines del negocio, etc Control Controlar es comparar el comportamiento real con el previsto y realizar las acciones consecuentes en el sentido de lograr los objetivos planeados En esta etapa se mide el proceso hacia los objetivos, es importante asegurar que las acciones se dirijan de acuerdo con los planes determinados y dentro los límites de la organización. El control también significa tomar medidas correctivas para alcanzar los objetivos previstos, medir los logros comparándolos con los estándares fijados en la planificación y una evaluación del desempeño global de la organización y de cada uno de sus miembros. Fayol define al control como una acción de comprobar si todo funciona de acuerdo al plan adoptado, las instrucciones dadas y los principios establecidos, con la finalidad de localizar deficiencias y errores para rectificar y prevenir su recurrencia. El control nos permite medir resultados, esto implica la capacidad y procesamiento de la información necesaria para conocer los resultados obtenidos. 7 Para algunos autores esta fase del proceso administrativo consiste en el control de la ejecución para establecer las diferencias entre esta y lo previsto o proyectado en la planeación y la organización a fin de resolver sobre tales discrepancias o desviaciones. Con el control se busca promover la eficiencia en la operación y la consecuencia de las empresas para el logro del éxito. 5 Administración de Operaciones: ElwoodS.BuffaEd.Lumusa 6 Administración Básica : Rodas Carpizo Ed. Lumusa 7 Sistemas Contables: Niver Montes Ed.EC 11

20 El control dentro las organizaciones plantean las siguientes interrogantes: Aquiénes y que hechos y cosas se controlan? En que se controla cada persona, cosa o hecho? Dónde se controla? Cuánto se controla? Quienes controlan? Controlar es verificar que todo ocurra de acuerdo con las reglas establecidas y las órdenes impartidas. Para ello se deben considerar las funciones y las operaciones de la organización, ya que el control es la última etapa del proceso administrativo que permite observar las resultantes funcionales y operacionales de la empresa a fin de continuar con la planeación o bien replantearla si los controles establecidos en la empresa indican la existencia de problemas en las aéreas que integran la organización En esta fase se busca controlar interna y externamente, ya que así se evitan los fracasos en tiempo y costo tan perjudiciales para la organización. 8 Se debe considerar el factor de error humano,se debe considerar la posibilidad de operaciones que puedan evadir los controles, se debe considerar la posibilidad de fraudes por acuerdo entre dos o más personas, se debe considerar que no hay sistema de control no vulnerable Sistema de Control Un sistema de control es una interconexión de componentes que forman una configuración del sistema que proporcionara una respuesta deseada del sistema. La base para el análisis de un sistema es el fundamento proporcionado por la teoría de los sistemas lineales, la cual supone una relación de causa-efecto para los componentes de un sistema. Los objetivos del conocimiento y del control son complementarios ya que, para poderlos controlar más efectivamente, el sistema bajo control debe ser entendido y 8 Administración básica: Rodas Carpizo Ed.Limusa 9 El Control Interno y la Gestión de Riesgo: Gabriel Vela Quiroga 12

21 modelado. Además la ingeniería de control debe considerar a menudo sistemas poco conocidos, como los procesos químicos. 10 Los elementos generales de sistema de control interno son: Un plan de organización de la empresa. Un sistema de normas y procedimientos, autorización y registro. Practicas sanas a seguirse y cumplimiento de los planes de acción. Los recursos humanos. Una supervisión independiente de los controles, de una unidad efectiva de auditoría interna Control Interno La empresa, como unidad familiar, inicialmente no requería de otro control del que ejercía el propietario, debido a la pequeña magnitud de las operaciones. Sin embargo, el crecimiento de la empresa determina la delegación de funciones y la asignación de autoridad correspondiente a estas funciones. Este proceso de delegación determina la necesidad de implementar sistemas de control dentro de la empresa, o sea sistemas de control interno. Así nacen los sistemas de control interno como funciones gerenciales. Estos controles se implementan con el objetivo de asegurar y constatar que los planes y políticas preestablecidas se cumplan tal como fueron fijadas, para lo cual es necesario medir, evaluar, verificar y corregir las funciones. El comité de procedimientos de Auditoria del Instituto Americano de Contadores Públicos Certificantes ( AICPA.), en declaración emitida del 29 de octubre de 1958, que se transcribe en el Statementon Standards 1 ( SAS 1 ), define el control interno de la siguiente manera: El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos coordinados y medidas adaptadas dentro de una empresa para: Salvaguardar sus activos (Bienes o Patrimonio). Controlar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables. Promover la eficiencia operativa. 10 Sistemas modernos de control: Dorf,Richard C. Ed.Iberoamericana 11 El Control interno y la Gestión de riesgo: Gabriel Vela 13

22 Alentar la adhesión a los políticos gerenciales establecidos. El control interno es un proceso compuesto por una cadena de acciones extendidas e integradas a todas la actividades inherentes a la gestión, integradas a los demás procesos básicos de la organización, bajo la responsabilidad de sus consejo administrativo y su máximo ejecutivo, llevado a cabo por estos y por todo el personal de la misma, diseñado con el objeto de limitar los riesgos internos y externos que efectúen las actividades de la organización, proporcionando un grado de seguridad razonable en el cumplimiento de los objetivos de eficacia y eficiencia y de cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas, así como las iniciativas de calidad establecidas Metodología COSO 13 para el control interno La metodología COSO según Ministerio de Economía y Finanzas de Uruguay, (2007) es la siguiente: De acuerdo al marco COSO, el control interno consta de cinco componentes relacionados entre sí; éstos derivarán de la manera en que la Dirección dirija la Unidad y estarán integrados en el proceso de dirección. Los componentes serán los mismos para todas las organizaciones (públicas o privadas) y dependerá del tamaño de la misma la implantación de cada uno de ellos. Los componentes son: Ambiente de Control. Evaluación de Riesgos. Actividades de Control. Información y Comunicación. Supervisión y Monitoreo Ambiente de Control El ambiente o entorno de control es la base de la pirámide de Control Interno, aportando disciplina a la estructura. En él se apoyarán los restantes componentes, por lo que será fundamental para concretar los cimientos de un eficaz y eficiente 12 El Control Interno y La Gestión de riesgo: Gabriel Vela 13 Committee of SponsoringOrganizations of thetreadwaycommission (COSO): iniciativa de 5 organismos para la mejora de control interno dentro de las organizaciones. 14

23 sistema de Control Interno. Marca la pauta del funcionamiento de la Unidad e influye en la concientización de sus funcionarios. Los factores a considerar dentro del Entorno de Control serán: La Integridad y los Valores Éticos, la Capacidad de los funcionarios de la Unidad, el Estilo de Dirección y Gestión, la Asignación de Autoridad y Responsabilidad, la Estructura Organizacional y, las Políticas y Prácticas de personal utilizadas Evaluación de Riesgos Cada Unidad se enfrenta a diversos riesgos internos y externos que deben ser evaluados. Una condición previa a la Evaluación de Riesgo es la identificación de los objetivos a los distintos niveles, los cuales deberán estar vinculados entre sí. La Evaluación de Riesgos consiste en: La identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve de base para determinar cómo deben ser gestionados. A su vez, dados los cambios permanentes del entorno, será necesario que la Unidad disponga de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados al cambio Actividades de Control Las actividades de control son: Las políticas, procedimientos, técnicas, prácticas y mecanismos que permiten a la Dirección administrar (mitigar) los riesgos identificados durante el proceso de Evaluación de Riesgos y asegurar que se llevan a cabo los lineamientos establecidos por ella. Las Actividades de Control se ejecutan en todos los niveles de la Unidad y en cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un Mapa de Riesgos, de acuerdo a lo señalado en el punto anterior. En la evaluación del Sistema de Control Interno no solo debe considerarse si fueron establecidas las actividades relevantes para los riesgos identificados, sino también si las mismas son aplicadas en la realidad y si los resultados obtenidos fueron los esperados Información y Comunicación Se debe identificar, recopilar y propagar la información pertinente en tiempo y forma que permitan cumplir a cada funcionario con sus responsabilidades a cargo. 15

24 Debe existir una comunicación eficaz -en un sentido amplio- que fluya en todas direcciones a través de todos los ámbitos de la Unidad, de forma descendente como ascendente. La Dirección debe comunicar en forma clara las responsabilidades de cada funcionario dentro del Sistema de Control Interno implementado. Los funcionarios tienen que comprender cuál es su papel en el Sistema de Control Interno y, cómo las actividades individuales están relacionadas con el trabajo del resto Supervisión y Monitoreo Los Sistemas de Control Interno requieren -principalmente- de Supervisión, es decir, un proceso que verifique la vigencia del Sistema de Control a lo largo del tiempo. Esto se logra mediante actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas Administración Una de las razones que hacen importante el estudio de la administración, es porque esta ciencia permite emplear con eficiencia los recursos humanos, financieros y materiales. Establece como obtener las oportunidades de actividad y actuación, además de representar el factor fundamental para planear, organizar, dirigir y controlar a fin de lograr un buen rendimiento dentro de las organizaciones. Debemos considerar que la civilización moderna, cada vez se ha ido integrando el esfuerzo colectivo, en cualquier clase de organización ya sea comercial, industrial, gubernamental, religiosa, política, etc.; la efectividad con que los individuos trabajan en conjunto o grupo, depende en gran medida de la ciencia administrativa y de las habilidades o aptitudes de sus dirigentes o administradores. Debe destacarse que en nuestro país, del 80% a 90% de las empresas fracasan por una mala administración. Así entonces, la administración representa la base del fracaso o del éxito para las organizaciones. 16

25 En una empresa u organización la coordinación es esencial en toda actividad. También hay que considerar el nivel en que se presentan en un organismo productivo, social, religioso, político, etc. 14 La administración es una de las actividades humanas más importantes.desde que los seres humanos comenzaron a formar grupos para cumplir propósitos que no podían alcanzar de manera individual la administración ha sido esencial para garantizar la coordinación de los esfuerzos individuales.a medida que la sociedad comenzó a depender crecientemente del esfuerzo grupal y que muchos grupos organizados tendieron a crecer, la tarea de los administradores se volvió más importante. Muchos estudiosos y administradores se han percatado de que la clara y útil organización de los conocimientos facilita el análisis de la administración. Así pues, al estudiar la administración es de gran utilidad dividirla en cinco funciones administrativas: planeación, organización, integración de personal, dirección y control en torno de las cuales pueden organizarse los conocimientos que se hallan en la base de esas funciones. Es por ello que los conceptos, principios, teorías y técnicas de la administración se agrupan en esas cinco funciones. 15 La administración en general y la administración pública en particular no tienen aún partida de nacimiento como ciencia en sí misma. Es la suma de varias ciencias sociales cada una de las cuales considera a la administración como uno de sus componentes. La ciencia Política considera que la administración es uno de sus subsistemas, porque la administración pública refleja la imposición autoritaria de sus decisiones y prioridades. La economía, porque a través de la administración se adecuan los medios a los fines. La verdad es que la AdministraciónPública es una ciencia en proceso de maduración,que es holística teniendo,por tanto,un valor mayor a la suma de sus partes que pertenecen a otras ciencias Administración básica : Rodas Carpizo Ed.Limusa 15 Administration : Harold Koontz Ed.11ª.McgrawHill 16 La Administración Publica, más arte que ciencia; Ramiro Cabezas M.Ed.Canura SRL 17

26 Los sistemas de administración tienen por objetivo el servir y apoyar a los sistemas productivos y operativos,son sus razones de ser.la eficacia de los sistemas de administración se determina por el grado de estos objetivos Sistemas de Administración Los sistemas de administración forman un todo sinérgico que tienen por objeto la administración eficaz y eficiente del conjunto de recursos públicos orientados el logro de los objetivos mencionados previamente; hace una integralidad con características propias. Por otra parte el equilibrio homeostático de todos los sistemas se conservara si las funciones, conducta y la importancia de cada uno de ellas seanobservadas permanentemente. El debilitamiento, no consideraciones o no implementación de uno de ellos o conjunto de ellos, debilita entrópicamente a las instituciones y todo sector público. Por lo tanto el diseño la implementación y el funcionamiento debe ser globalizante o totalizante. La dinámica o el cambio permanente del contexto del cual se encuentran los sistemas administrativos condiciona a que estos actualicen,mejoren,adopten y adapten nuevas técnicas procedimientos,políticas,etc. Y de esta manera no solo mantengan vigencia si no fundamentalmente mejoren la eficacia, la eficiencia y la economicidad de sus objetivos. 17 Según Juan Jiménez Nieto define los sistemas administrativos como el conjunto armónico y coherente de normas,órganos y procesos destinados a proveer a las instituciones públicas de los insumos necesarios para cumplir eficientemente sus fines institucionales. Se trata de los recursos humanos,materiales,financieros y técnicos provistos a la administración pública para que este cumpla los fines últimos del Estado que,como vimos anteriormente,se expresan a través de políticas de Estado,de Gobierno y Sectoriales. Los sistemas administrativos,por tanto proveen a las instituciones públicas los insumos para que estas elaboren los productos,que son las políticas. 17 Sistemas contables:niver Montes C.Ed.EC 18

27 Para la administración de los recursos humanos se han desarrollado los sistemas de Administración de Personal; para la provisión de bienes se han desarrollado los sistemas de abastecimiento o de compras y suministros; para la provisión oportuna de recursos financieros se ha desarrollado el sistema de tesorería. Entre los sistemas técnicos de apoyo tenemos a los de presupuesto,de planificación,de contabilidad,de control, de organización administrativa, etc. Estos son los instrumentos mediante los cuales,como dijimos anteriormente,la administración pública se administra a si misma de modo que los altos funcionarios de gobierno son administradores mientras administran los insumos provistos a sus instituciones ( hacia adentro ) y son gobernantes cuando emite políticas que condicionan el actuar de los gobernados ( hacia fuera ). Cada sistema tiene una oficina central que puede quedar en diferentes lugares de las estructuras del Poder Ejecutivo.Por ejemplo: el Sistema de Planificación puede quedar bajo la responsabilidad de un Ministro de Desarrollo económico, el Sistema de presupuesto en la Presidencia de la República, los Sistemas Financieros y de contabilidad en el ministerio de Hacienda o de finanzas,el sistema de control,por los general,independiente etc Definición de Empresa La evolución histórica de las empresas guarda estrecha relación con la evolución histórica de los pueblos, los diversos tipos de empresa presentados a través de los siglos son resultado de las necesidades económicas y sociales de la humanidad en las diversas etapas que constituyen su ruta hacia formas másadecuadas de progreso. Las rápidas transformaciones económicas, sociales, y tecnológicas producidas como consecuencia de revoluciones o guerras, han tenido siempre influencia directa o inmediata sobre las empresas industriales, comerciales y de servicio, provocando importantes cambios en los conceptos de propiedad pública y privada, de trabajo y acción estatal, que se han reflejado de manera invariable en la forma de organización y constitución jurídica y económica de las empresas La administración Pública, mas arte que ciencia;remiro Cabezas M. Ed.Canarusrl 19 Administración de pequeñas y medianas empresas: Joaquín Rodríguez Valencia Ed. 5ta.Thomson 19

28 La empresa es una organización social que utiliza una gran variedad de recursos para alcanzar determinados objetivos. Es una organización social por ser una asociación de personas para la explotación de un negocio y que tiene por fin un determinado objetivo, que puede ser el lucro o la atención de una necesidad social. La empresa es el núcleo generador de riquezas dentro de la sociedad moderna.es la riqueza lo que permite el desarrollo económico, a través del cual se puede acceder a la cultura, a la salud, a la seguridad y a todo aquello que puede mejorar la calidad de vida de las personas. De manera similar a lo que ocurre con cualquier organismo vivo, las empresas nacen, crecen y hasta pueden morir. Son generalmente pequeñas cuando nacen. Algunas se mantienen pequeñas y saludables durante un largo tiempo; otras crecen rápidamente y después se estacionan; otras crecen de manera gradual y constante. En la medida en que son exitosas, las empresas tienden a sobrevivir. Si el éxito es mayor, tienden a crecer. La sobrevivencia y el crecimiento son señales evidentes del éxito empresarial Constitución de las Empresa: Formas de la empresa Las empresas pueden constituirse de diferentes formas: firmas individuales y sociedades Firmas individuales: cuando son representadas por un único empresario o propietario que responde por sus negocios. Las firmas individuales también se consideran personas morales para fines tributarios. Sociedades: cuando dos o más personas se asocian y constituyen una entidad con personalidad jurídica, distinta de los individuos que la componen. Las sociedades pueden asumir diversas formas de sociedades comerciales o mercantiles las cuales son: sociedad en nombre colectivo, sociedad de responsabilidad limitada, sociedad anónima, sociedad en comandita simple, sociedad en comandita por acciones, sociedad cooperativa 20 Iniciación a la Organización y técnica comercial ; Idalberto Chiavenato Ed. Macgrill 20

29 La selección del tipo de sociedad depende de un conjunto de factores relacionados entre sí, tales como: la capacidad financiera de los socios, el volumen de capital necesaria para el negocio, el tipo de producto o servicio que pretende producir, el riesgo mayor o menor del negocio, etc Clasificación de las empresas. Las empresas presentan una heterogeneidad. Son profundamente distintas entre si. Por eso, independientemente del tipo de sociedad escogida, las empresas pueden clasificarse bajo diversos aspectos: en cuanto a su propiedad, en cuanto al tipo de producción y en cuanto al tamaño. a) Clasificación en cuanto a la propiedad: en cuanto al propietario, las empresas pueden clasificarse en : Empresas públicas: son propiedad del Estado. Las empresas públicas constituyen el llamado sector público y comprenden las empresas cuyos objetivos son el bienestar social, pues están orientadas hacia el beneficio de la sociedad en general. Se llaman también empresas no lucrativas. Empresas privadas: son propiedad de particulares, es decir, forman parte de la iniciativa privada y constituyen el llamado sector privado. Comprenden las empresas cuyo principal objetivo es el lucro. Empresas mixtas: son sociedades por acciones con participación pública y privada simultáneamente. Generalmente la Federación, el Estado o el municipio, son los socios mayoritarios, ya que poseen la mayoría de las acciones y, por tanto, el control administrativo. Son empresas que presentan servicios de utilidad pública o de seguridad nacional. b) Clasificación en cuanto al tipo de producción: en cuanto a lo que producen, las empresas pueden clasificarse en: Empresas primarias o extractivas: son las empresas que ejecutan actividades extractivas, como las empresas agrícolas, mineras, de exploración y extracción de petróleo, etc. Se llaman primarias porque se dedican básicamente a la obtención de materias primas. 21 Iniciación a la Organización y técnica comercial: Idalberto Chiavenato Ed. Macgrill 21

30 Empresas secundarias o de transformación: son las empresas que procesan y transforman las materias primas en productos finales. Son las empresas productoras de bienes, esto es, de productos tangibles. En esta clase entran las industrias en general, cualesquiera que sean sus productos finales. Empresas terciarias o prestadoras de servicios: son las empresas que ejecutan y prestan servicios especializados. En esta clase están los bancos, las financieras, el comercio en general, los hospitales, las escuelas y universidades, los servicios de comunicaciones ( como radio,tv, teléfonos, télex, etc.) y toda la gama de servicios realizados por profesionales liberales. c) Clasificación en cuanto al tamaño: en cuanto a su tamaño y volumen de recursos de que disponen, las empresas pueden clasificarse en: Grandes empresas: son las empresas de gran tamaño y de enorme volumen de recursos (número de empleados, tamaño de las instalaciones y volumen de equipos, volumen de capital, etc.).las grandes empresas están constituidas por un gran número de empleados. Empresas medianas: son las empresas de tamaño intermedio y de razonable volumen de recursos. Están constituidas por un número entre 50 a 250 empleados, aproximadamente. El límite de empleados que separa una empresa mediana de una grande es de cerca de 500 empleados. Pequeñas empresas: son las empresas de pequeño tamaño y número de empleados. Las pequeñas empresas tienen menos de 50 empleados. Otra definición utilizada para caracterizar a la pequeña empresa es la siguiente: la pequeña empresa es aquella en la cual el administrador (generalmente el propietario) reúne en si el mando de todas las áreas funcionales de la empresa (área comercial, de producción, financiera y de personal), ya que no existe un segundo nivel directivo para esas responsabilidades. Las empresas pequeñas pueden dividirse en mini empresas y microempresas, entre las cuales no hay una separación clara. 22

31 Esta clasificación de empresas permiten ciertas combinaciones interesantes: una empresa puede ser privada (en cuanto a la propiedad), y secundaria (en cuanto al tipo de producción) y de gran tamaño (en cuanto al tamaño) y así sucesivamente. Existen, inclusive las empresas multinacionales, que son, por ejemplo, las empresas automovilísticas Creación de la empresa Lacteosbol. Mediante el D.S de fecha 5 de septiembre del año 2007, el Supremo Gobierno de la Nación presidido por el Excmo. Presidente Constitucional de la República Dn. Juan Evo Morales Ayma y el consejo de Ministros han creado la Empresa Pública Nacional Estratégica denominada Lácteos de Bolivia LACTEOSBOL estableciendo como actividad principal de la empresa la de incentivar la producción nacional con valor agregado, generando mayores fuentes de empleo en procura de la soberanía productiva. Que en el artículo segundo del mencionado Decreto Supremo establece Se crea la Empresa Pública Nacional Estratégica Lácteos de Bolivia Lacteosbol, como una persona jurídica de derecho público de duración indefinida; se encuentra bajo tuición del Ministerio de Producción y Microempresa; cuenta con un Directorio y Patrimonio Propio: tiene autonomía de administración administrativa, financiera, legal y técnica, cuya organización y funcionamiento estará sujeto en el marco de la Ley No.1178 de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales, en la Ley 3351 de 21 de febrero de 2006, de Organización del Poder Ejecutivo y sus disposiciones reglamentarias 23 Lacteosbol cuenta con cuatro plantas procesadoras: La planta de Procesadora de Leche ubicado en la localidad de Ivirgarzama del departamento de Cochabamba. 22 Iniciación a la Organización y técnica comercial : Idalberto Chiavenato Ed.Macgrill 23 Legajo permanente de Auditoría Interna de Sedem 23

32 La planta Procesadora de Cítricos, ubicada en la localidad de Villa 14 de Septiembre del departamento de Cochabamba. La planta Procesadora de Leche en la localidad de Achacachi en la ciudad de La Paz. La planta Procesadora de Leche ubicada en la localidad de Challapata en la ciudad de Oruro. En fecha 4 de agosto de 2010 se promulga del D.S mismo que tiene como objeto crear el Servicio de Desarrollo de las Empresas Publicas Productivas SEDEM y definir los lineamientos para el funcionamiento de las Empresas Publicas Productivas que se encuentran bajo tuición del Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural. En dicho contexto el Servicio de Desarrollo de las Empresas Publicas Productivas SEDEM es creado como Institución Publica descentralizada de derecho público, con personalidad jurídica y autonomía de gestión administrativa, financiera, legal, técnica y patrimonio propio, bajo tuición del Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural teniendo bajo su dependencia directa a la Lacteosbol Tipos de sistema de control y administración Hay dos tipos básicos de sistemas: el físico y el conceptual. Un sistema físico, como el sistema respiratorio humano antes mencionado, tiene forma tangible y es material existe físicamente y se puede ver y se puede tocar. Otros ejemplos comunes de sistema físico son la distribución de calles en una ciudad, que en conjunto canalizan el tráfico de un punto a otro, el termostato de un horno que enciende y apaga este aparato para mantener la temperatura dentro de cierto margen, y la línea de producción de una fabrica en donde las materias primas y las partes elementales son transformadas en productos terminados. La empresa, como ya lo hemos mencionado, es otro ejemplo de sistema físico. Está formado por numerosos elementos o partes como departamentos, gente, edificios y equipo, en base a lo cual se puede conseguir un objetivo. Estos 24 Antecedentes legales Lacteosbol 24

33 elementos pueden ser vistos y tocados por cualquier persona que observe el funcionamiento de la empresa. Un sistema conceptual no se encuentra en forma física o material, sino en la mente de una persona. En la mayoría de los casos, un sistema conceptual es la representación de un sistema físico. Por ejemplo,nuestro sistema de tiempo es un sistema conceptual que representa la rotación física de la tierra y el movimiento de las estrellas y de los planetas dentro del sistema físico solar. Se debe aclarar que nuestro sistema conceptual del tiempo no es una representación exacta del sistema físico. 25 Existen varios tipos de sistemas, los cuales se pueden ejemplificar para estar en posibilidad de captar y entender el funcionamiento de las organizaciones: como los sistemas mecánicos, físicos, termodinámicos, dialectico, cibernético, abiertos, orgánico, socio-técnico y complejo. Se considera también sistemas sociales abiertos y cerrados, los abiertos son cuando tienen una relación con el exterior o medio ambiente.en el caso del comercio internacional,cuando una empresa desea exportar,se está ente un sistema social abierto,ya que existen factores productivos que se tienen en el medio ambiente y mercancías y servicios que se entregan a dicho ámbito. Por definiciones se considera sistema cerrado al que no tiene relación con el medio ambiente. Tal es el caso cuando un laboratorio se crean condiciones especiales para efectuar un experimento, ignorando las condiciones existentes en el exterior; aunque es natural que cualquier organización refleje una interrelación con el exterior, ya que no es lógico considerar a un sistema social cerrado a menos que se trate del caso especifico de Robinson Crusoe. Por tanto resulta difícil concebir a los recursos integrantes de una empresa como sistema cerrado; si se desea exportar intervendrán entre otros los departamentos de producción, ventas, administración, etc. Los tipos de control son: De producción, de administración, controles de normas, de ventas, generales, y financieros contables Aplicación de la computadora a los sistemas administrativos: Forrner y Macleo,Jr. Ed.Limusa 26 Administración Básica: Rodas Carpizo Ed. Limusa 25

34 Importancia del Sistema de Control y Administración La de tener un buen método en las empresas, se ha incrementado en los últimos años,esto debido al incremento de operaciones efectuadas por las empresas, ya que resulta practico al medir la eficiencia, eficacia y la productividad al momento de implantarlos: en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan,pues de ellos dependen para mantenerse en el mercado. Es bueno resaltar, que las empresas que apliquen controles mediante métodos que conducirán a conocer la situación real de las mismas, es por eso la importancia de tener un método que proporcione una seguridad razonable de que las cosas van marchando correctamente y que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre gestión. 27 Importancia de la administración: Consiste en lograr la cooperación de los hombres para alcanzar objetivos individuales en razón de sus limitaciones. Obtención de objetivos comunes en menos tiempo y a menor costo. La administración estudia los sistemas que son un conjunto de cosas relacionadas entre sí o interdependientes. Se basa en principios que analizan las relaciones entre dos o más conjuntos de variables. El hombre aislado encontraría difícil vivir. La división del trabajo y la especialización facilitan la unión de los hombres en grupo Objetivos del sistema de control y administración. Un sistema de control tiene por objetivos: Proteger los recursos contra irregularidades, fraudes y errores. Asegurar la obtención de información operativa y financiera, confiable, útil y oportuna. Promover la eficiencia de sus operaciones y actividades. Promover el acatamiento de las normas legales. 27 Proyecto de grado: Silvia Quispe 28 AdministracionBasica: Rodas Carpizo Ed.Limusa 26

35 Lograr el cumplimiento de sus planes, programas y presupuestos, en concordancia con las políticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas. 27

36 CAPITULO III: METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN El método de investigación científica es un proceso sistemático que facilita y hace posible la utilización de los métodos necesarios, como ser técnicas y herramientas que son requeridas en el desarrollo y culminación de un trabajo de investigación, en este caso científico pues incrementa el conocimiento. Por lo tanto a continuación me permito exponer los métodos, instrumentos y herramientas que serán indispensables para la realización del presente proyecto Método de investigación Método quiere decir a través del camino, por tanto un método es el procedimiento o camino viable para conseguir un fin propuesto, mientras que el método científico que utilizaremos, es el procedimiento adecuado para lograr los fines propios de la investigación propiamente dicha. El método del cual se valdrá la presente investigación científica es principalmente el método deductivo, que tendrá de apoyo en el método analítico. El método deductivo parte de datos generales aceptados como válidos y por medio del razonamiento lógico puede deducirse varias suposiciones. Se entiende por deducción a toda inferencia. Lo que presenta en lo general también está presente en Lo particular, lo que es válido todo el universo también es válido para cada uno de los componentes. Como análisis se refiere a la descomposición de cierto fenómeno u objeto en cada una de las partes que la constituyen en dependencia con el objeto de investigación adquiera formas diferentes Tipos de estudio La investigación está desarrollada de acuerdo a un estudio exhaustivo de los instrumentos empleados en el trabajo de investigación. 28

37 Siendo desarrollado con los tipos de estudio, exploratorio, descriptivo, 3.3. Fuentes y Técnicas para la recolección de información Para el presente trabajo dirigido de investigación será necesaria la recolección de información tanto de fuentes primarias como secundarias Fuentes Primarias Esta información proporciona datos a primera mano, es decir información precisa para el tema a investigar, se encuentra al alcance de un público profesional y especializado que permite la profundización del mismo. Observaciones relevantes de sus sistemas contables, en la recolección de información oral o escrita que es recopilada directamente a través de relatos o escritos transmitidos por los participantes o actores en un suceso, como ser entrevistas o cuestionarios Fuentes Secundarias Toda documentación se trata de informaciones escritas que ha sido recopilado por personas que han recibido tal información a través de otras fuentes, como ser libros técnicos, manuales especializados, normas, técnicas, glosarios y páginas de internet. Entre estas fuentes de información que ayudan a proporcionar más información sobre el tema de investigación, se tiene: libros especializados, libros relativos a las técnicas, publicaciones de prensa, revistas especializados, folletos, internet, institutos de investigación, universidades públicas y privadas Técnica para la recopilación de información Las técnicas más usuales de recopilación de datos son, Técnicas verbales, oculares, documentarias y físicas. 29

38 Técnicas Verbales Se subdivide en Indagaciones flujogramas y Cuestionarios Indagaciones Es obtener información por medio del contacto directo y personal con funcionarios de distinto nivel de las direcciones, particularmente mediante la realización de entrevistas que son el medio más idóneo para llevar a cabo el relevamiento de información de aquellos sistemas u operaciones que no están debidamente formalizados. Para efecto del desarrollo de un sistema de control y administración de cartera de Lacteosbol visite al Departamento de Comercialización y el Departamento Contable en cuales converse con los Gerentes de cada Departamento Flujogramas El flujograma también es conocido como diagrama de flujo y en este sentido, representa de manera gráfica elproceso que puede responder a diferentes ámbitos: programación informática, procesos dentro de una industria, psicología de la cognición o el conocimiento, economía, entre otros. Por consecuencia y para el del desarrollo de un Sistema de control y Administración de Cartera considere pertinente obtener el procedimiento para la comercialización de productos de venta de mercado abierto (anexo 1) venta al por mayor (anexo 2) y venta de mercado subsidio (anexo 3) El Cuestionario El cuestionario es un instrumento básico de la observación en la encuesta y en la entrevista. En el cuestionario se formula una serie de preguntas que permiten medir una o más variables. Posibilita observar los hechos a través de la valoración que hace de los mismos el encuestado o entrevistado, limitándose la investigación a la valoraciones subjetivas de éste. Se hace mediante el diseño de formularios y específicos que se dirigen a los funcionarios de la entidad o institución, generalmente se utiliza tres tipos de 30

39 formularios los dirigidos a niveles gerenciales, a los supervisores y al personal operativo o de línea. Para que una encuesta tenga efectividad debe ser concreta, no muy extensa de fácil respuesta y deben acompañarse como instrucciones relativas a como completar cada punto de la misma. Para efecto del desarrollo de un sistema de control y administración de cartera de Lacteosbol se encargó para su llenado 5 funcionarios activos del Departamento Contable y Comercial. Para la emanación de un sistema de control y administración de cartera he utilizado el cuestionario como medio de información ycon la colaboración del Gerente de Comercialización y dependientes de esta gerencia como lo demuestro en el anexo 4. 31

40 CAPITULO IV: DIAGNOSTICO Y EVALUACIÓN CRITICA AL SISTEMA DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE CARTERA DE LACTEOSBOL En el presente capitulo se realizara una evaluación critica independiente al Sistema de control y administracion de cartera de Lacteosbol la cual será una base para el desarrollo de la propuesta, de la siguiente manera. En primer lugar, se realiza una descripción de la empresa donde se examina la misión, visión, estrategias y organigrama. En segundo lugar, se analizara el objeto de estudio el cual es el área de ventas, donde se explican sus objetivos, funciones, organigrama, y relaciones de dependencia. En tercer lugar, se realiza la evaluación crítica al sistema de control de Lacteosbol, el cual se apoya adicionalmente en un análisis FODA. Finalmente, se expone la evaluación crítica de la administración de cartera de Lacteosbol Descripción organizacional de la empresa Para poder desarrollar el sistema de control interno se hace necesario realizar una descripción de toda la organización para poder entender, cuál es su objetivo, su rumbo a futuro, sus estrategias para alcanzar sus objetivos y como está estructurada Misión La Misión de LACTEOSBOL es la siguiente: Ser una Empresa Pública Productiva, destinada a producir y comercializar productos lácteos y bebidas analcohóiicas para alcanzar la soberanía y seguridad alimentaria, mejorando la calidad de vida de la población del Estado Plurinacional, 32

41 con la participación integrada de los actores y orientada a generar actividades productivas para Vivir Bien Visión La Visión de Lacteosbol es la siguiente: Ser una Empresa Pública Productiva de Productos Lácteos y bebidas analcohóiicas auto sostenible al Estrategias Los Objetivos Estratégicos que plantea Lacteosbol son: Fortalecer las capacidades administrativas, financieras, comerciales, técnicas y legales de Lacteosbol. Atender la totalidad de los pedidos de producción de derivados lácteos. Atender la totalidad de los pedidos de producción de derivados cítricos. Superar las ventas de productos derivados lácteos y cítricos por un valor de Bs por año a partir del Incrementar la participación de Lacteosbol en la distribución del subsidio prenatal y de lactancia a 7 departamentos hasta el Organigrama El organigrama de la empresa Lacteosbol se muestra a continuación: 33

42 Gráfico 5-3: Organigrama de la empresa Lacteosbol Fuente: Lacteosbol Descripción del área de estudio: Ventas El objetivo de la unidad de ventas es: Coordinar y dirigir las operaciones de la empresa con el objetivo de maximizar los ingresos a través de una efectiva comercialización de nuestros productos y servicios que permita satisfacer nuestras necesidades de efectivo, así como la satisfacción de nuestros clientes Organigrama Los organigramas del Área de Comercialización de y Logística, y el de unidad de ventas son los que se muestran a continuación: 34

43 Gráfico 5-3: Organigrama del Área de comercialización y Logística GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN Y LOGÍSTICA UNIDAD DE VENTAS UNIDAD DE TRANSPORTE Y LOGÍSTICA DISTRIBUIDORAS TIENDAS Fuente: Lacteosbol Gráfico 5-4: Organigrama del Área de comercialización y Logística Unidad de ventas Ventas Subsidio Ventas Desayuno Escolar Ventas Mercado Abierto Apoyo Apoyo Apoyo Fuente: Lacteosbol Dependencia y Relaciones de coordinación de la Unidad de Ventas. Las dependencias y relaciones de coordinación se explican mejor en el siguiente cuadro: 35

44 Cuadro 5-1: Dependencia y relaciones de coordinación de la Unidad De Dependencia y Autoridad Relaciones de Coordinación Fuente: Elaboración Propia Ventas Dependencia Lineal Autoridad Lineal Autoridad Funcional Intrainstitucional Interinstitucionales Funciones de la unidad de ventas Las funciones de la unidad de ventas son las siguientes: Gerente de Comercialización y Logística Coordinador Subsidio Prenatal y Lactancia. Encargado de Ventas Nacional. Profesional en Contabilidad. Técnico en Ventas. Distribuidoras Regionales Tiendas Unidades dependientes de la Gerencia Técnica Gerencia de Operaciones Productivas Gerencia Administrativa Financiera Plantas de Lácteos Plantas de Cítricos Ministerio de Planificación del Desarrollo Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural Servicio de Desarrollo de las Empresas Publicas Productivas - SEDEM Otras Órganos del Estado 1. Coordinar, dirigir, planificar y controlar de acuerdo a los pronósticos de ventas, la comercialización de nuestros productos y servicios en todas las Distribuidoras Regionales que distribuyen el Subsidio Prenatal y Lactancia. 2. Coordinar, dirigir, planificar, monitorear y revisar las convocatorias públicas para la presentación oportuna de la propuesta comercial para la dotación del Desayuno Escolar a nivel nacional, conjuntamente con las unidades productiva, legal y administrativa. 36

45 3. Supervisar, dirigir, planificar y controlar de acuerdo a los pronósticos de ventas, la comercialización de nuestros productos y servicios para la dotación del Desayuno Escolar. 4. Coordinar, supervisar, dirigir, controlar y monitorear con la unidad productiva, la solicitud de productos para la oportuna comercialización y entrega de nuestros productos en los diferentes canales comerciales. 5. Coordinar, supervisar, dirigir, controlar y monitorear con la unidad productiva, la solicitud de productos para la oportuna comercialización y entrega de nuestros productos en los municipios que la empresa se adjudique. 6. Atender y coordinar actividades con los diferentes canales comerciales para la mejora continua, retroalimentación, degustaciones, impulsaciones y otras actividades comerciales buscando la penetración de mercado, posicionamiento y el incremento de las ventas. 7. Sistematizar, supervisar, dirigir, controlar y monitorear con el área productiva, la solicitud de productos para la comercialización en los paquetes del subsidio a nivel nacional. 8. Controlar y supervisar las veces que sean necesarias para que nuestros productos y servicios cumplan con las normas de calidad y presentación establecidas, de manera oportuna y cumpliendo con la normativa vigente para la distribución del Subsidio Prenatal y Lactancia, dotación del Desayuno Escolar. 9. Asesorar a las Distribuidoras sobre el producto solicitado para no ocasionar los pendientes de entrega del paquete de subsidio. 10. Analizar el comportamiento de ventas, organizar y dirigir la logística de distribución de manera oportuna, eficiente y eficaz. 11. Atender y coordinar actividades con los municipios para la mejora continua de la dotación del Desayuno Escolar. 12. Organizar, dirigir la logística de distribución de manera oportuna, eficiente y eficaz una vez obtenido el resumen de ventas semanales. 13. Atender y coordinar actividades con el INASES para la mejora continua de la distribución del Subsidio Prenatal y Lactancia. 37

46 14. Administrar la cartera de ventas, manteniendo o incrementando la misma para beneficio y cumplimiento de metas programadas de LACTEOSBOL. 15. Las demás inherentes al cargo y las que le asigne su jefe inmediato superior Evaluación critica del control interno Cuestionarios Para el efecto del desarrollo del trabajo de investigación se plantearon inicialmente 5 cuestionarios, se pudieron obtener 2 cuestionarios del departamento contable y comercial, los demás 3 no fueron devueltos ya que los funcionarios salieron de viaje y además los mismos son bastante reservados para proporcionar alguna información. El resultado de los cuestionarios dan a conocer bastantes discrepancias entre el departamento contable y comercial ya que ambas partes difieren sobre la calidad del sistema de información ya que una parte lo califica como bueno y otra como malo. La organización y administración es muy importante en cada empresa y mucho más si existen deficiencias en el desarrollo de sus actividades. Tal vez sea por falta de presupuesto o la estructura salarial es limitada ya definida por el gobierno central. Los encargados de cada sección están muy de acuerdo con la organización pero no así con los resultados ya que cuando requieren detalle de los clientes que adeudan no tienen actualizada la información, y se observó la falta de entendimiento entre el departamento comercial y contable, puesto que sus opiniones son totalmente diferentes. Sin embargo, ya que el departamento contable es el que regulariza y necesita la información sobre la mora de los clientes, además que bajo observaciones del autor se pudo constatar las deficiencias del sistema. Por lo tanto, el sistema se califica como deficiente ya que no emite la información de forma oportuna. 38

47 Flujogramas Para el efecto del desarrollo del Trabajo Dirigido, el Gerente de Comercialización proporciono el manual de Procedimiento para la comercialización de productos elaborados en Lacteosbol, en el cual se encuentra el flujograma con el que trabajan en la venta rápida de productos el cual se muestra en el anexo 1. En el flujograma, el proceso de facturación se muestra, como si la cobranza fuera efectiva, lo cual no ocurre de esa manera porque en varias ocasiones funcionarios de Lacteosbol, dieron lugar a que se vendieran jugos y se acordó en conjunción con el Sedem un crédito, el cual no existe constancia de que haya sido cobrado, eso llama bastante la atención. El flujograma y procedimiento de la venta al por mayor se muestra en el anexo 2. De igual forma que en el proceso de venta rápida, la facturación y cobranza es inmediata es decir el plazo es de un día para el pago, lo cual no es verdad ya que según indagaciones que hice al departamento comercial existen contratos de ventas a crédito por venta mayor con supermercados, empresas privadas y municipios, a los cuales no se tuvo acceso ya que según el Gerente Comercial se debía obtener un permiso especial para el acceso a esa información. Adicionalmente se evaluó el desarrollo de los flujogramas, y se determinó que los mismos son deficientes por las siguientes razones: No cuentan con una simbología definida por alguna metodología Solo se muestran los procesos de manera genérica Los flujogramas no identifican a los actores de los procesos 4.3. Evaluación critica final de la unidad de ventas Una vez descrita la organización y la unidad de ventas donde se realizó la evaluación, se procede a realizar la auditoria del sistema de control interno y se obtuvo los siguientes resultados los cuales incluyen y confirman los resultados en el capítulo 1: 39

48 Cuadro 5-2: Evaluación de la unidad de Ventas Ítem Organigrama Comunicación Sistema de información Políticas Procesos Flujogramas Fuente: Elaboración Propia Descripción El organigrama que corresponde a la unidad de ventas no contempla una unidad de cobranzas. Se detectó la falta de entendimiento entre el departamento comercial y contable, puesto que sus opiniones son totalmente diferentes. Cuando se requiere detalle de la mora de clientes, no se tiene actualizada la información para una toma de decisiones oportuna, Se han detectado falencias en el sistema de información el mismo no muestra reportes diarios e indicadores necesarios para la consecución de objetivos. No se han detectado políticas de ventas establecidas en un documento escrito o manual. La descripción de procesos no contempla las ventas a créditos, las cobranzas y su descripción funciones. No se han establecido los riesgos en los procesos. No se tiene un Flujograma que contemple la facturación Los flujogramas elaborados para los procesos de la unidad de ventas están realizados sin ninguna metodología y son deficientes. El cuadro elaborado es la base para la determinación y análisis de riesgos Análisis FODA Para complementar el análisis se ha realizado un diagnostico FODA para comprender mejor la problemática de la unidad de ventas como se muestra a continuación: Cuadro 5-3: Análisis FODA complementario Fortalezas 1. Personal capacitado y calificado para desempeñar sus funciones. 2. Se tiene excedentes en el capital de trabajo. 3. Se tienen indicadores para la mayoría de las funciones. ANÁLISIS FODA Debilidades 1. Sistema de información deficiente falta de entendimiento entre el departamento comercial y contable. 2. No se tiene información de la mora de clientes. 3. Flujogramas de procesos de la unidad de ventas realizados sin metodología. 40

49 Oportunidades 1. El mercado ofrece mercado de última tecnología respecto de sistemas de información. 2. Existe un incremento del mercado de profesionales respecto de ramas como administración e ingeniería financiera que pueden ser aprovechados por la organización. 3. Apoyo económico y técnico continúo del gobierno central y el SEDEM para el desarrollo de la empresa. Fuente: Elaboración Propia 4. Falencias en los procesos de cobranzas. 5. No se han establecido políticas de ventas claras para la unidad de ventas. Amenazas 1. Pérdida de clientes por deficiencias en la facturación. 2. Posibles Pérdidas financieras por inadecuada administración de la cartera de clientes Evaluación critica de la administración de cartera La evaluación critica de las características actuales de la administración de cartera de Lacteosbol se fundamenta en los cuestionarios ejecutados a al encargado de mercado abierto, al encargado de Contabilidad y observación directa realizada por el autor del presente trabajo. Los resultados de la evaluación al sistema de administración de cartera se describen a continuación: El sistema actual no ayuda a la toma de decisiones es básico y no emite reportes diarios el mismo ha sido calificado como pésimo por los encargados de contabilidad y mercado abierto. El sistema es manual. El sistema de base de datos de clientes es básico en los datos que registra y cuenta con respaldos físicos. No se ha detectado una preferencia específica por las ventas a crédito o al contado. El que supervisa las ventas a créditos es el encargado de cobranzas. El tiempo para la cancelación de créditos es de 30 y 60 días Las cuentas incobrables ascienden a Bs. Existe una falta de conciliación entre la empresa y los clientes para poder normalizar la mora. La información sobre la situación de la deuda del cliente no es oportuna 41

50 La asignación de créditos a un gestor depende de los días de atraso que ésta tenga, si un cliente tiene dos créditos morosos con diferentes días de atraso estas se asignarán a diferentes gestores. Sólo existe un tipo de gestión, la gestión no es especializada según el tipo de cliente o monto de crédito No se ha detectado calificación al cliente se realiza por el número de veces que fue visitado y por los días de atraso. 42

51 CAPITULO V: PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE CARTERA DE LACTEOSBOL La propuesta del presente capitulo tiene como objetivo principal realizar el diseño de un Sistema de Control Interno y un Sistema de Administración de la Cartera, poniendo a consideración el contexto de la empresa sus objetivos y sus capacidades de gestión y control. La misma está elaborada en base a los conceptos expuestos en el marco teórico. Una vez constatadas las falencias respecto del Control Interno y administración de la Cartera, para la elaboración de la propuesta se utiliza adicionalmente la base de información provista por los cuestionarios ejecutados a los encargados de Contabilidad y al encargado del Mercado Abierto, información y documentación provista por la empresa y la observación directa. Según la necesidad de la empresa Lacteosbol el Sistema a aplicar deber ser completo, factible, idóneo para mejorar el control y administración de cartera, la propuesta se desarrolla de la siguiente manera: En primer lugar, se trata de proponer mejoras a la Unidad de Ventas, ya que se incluye procesos de cobranzas y facturación los cuales contienen: objetivos, funciones, flujogramas. En segundo lugar, se desarrolla la Administración del Riesgo para la Unidad de ventas el cual contempla: identificación, análisis, y responsabilidades del mismo. En tercer lugar, se elabora el sistema de Administración de Cartera que contempla la evaluación, seguimiento y evaluación de los mecanismos del crédito. Finalmente, se describe las características del sistema de información de Administración de Cartera que coadyuve a la toma de decisiones Objetivos Los objetivos de la propuesta son: Desarrollar un sistema de control interno según la metodología COSO. 43

52 Elaborar un sistema de administración de cartera que contemple adicionalmente características básicas de un sistema de información. Los objetivos de la propuesta se desarrollaran en dos fases de la siguiente manera: La primera fase se desarrolla según el siguiente gráfico: Gráfico 5-1: Primera fase de la propuesta: COSO Descripción Organizacional AMBIENTE DE CONTROL Evaluación y FODA Mejoras a la Unidad de Ventas Identificación del Riesgo EVALUACIÓN DE RIESGOS Análisis del Riesgo ACTIVIDADES DE CONTROL Calificación del Riesgo Evaluación del Riesgo Valoración del Riesgo MONITOREO Matriz de monitoreo y revisión Fuente: Elaboración Propia La segunda fase se desarrolla según el siguiente gráfico: Gráfico 5-2: Segunda fase de la propuesta: Administración de la Cartera CARACTERÍSTICAS ACTUALES EVALUACIÓN PARA OTORGAR EL CRÉDITO PROCESO SEGUIMIENTO CONTROL DE LA CARTERA SISTEMA DE INFORMACIÓN Fuente: Elaboración propia Una vez expuesta gráficamente la propuesta se procede a su desarrollo en los siguientes acápites. 44

53 5.2. SISTEMA DE CONTROL INTERNO: METODOLOGÍA COSO El sistema debe ser un instrumento elemental para la Unidad de Ventas el cual debe reestructurar su organización para el buen funcionamiento del mismo. Con el apoyo de todos los empleados este sistema será aplicado en la unidad mencionada mejorándola Mejoras en la unidad de ventas Antes de proceder con el análisis de riesgos se hace necesario incluir el área de cobranzas en el organigrama, los flujogramas de procesos, desarrollar las funciones y flujogramas del área de cobranzas Nuevo Organigrama en la unidad de ventas Por la aplicación del nuevo sistema de control y administración de cartera la gerencia de comercialización y logística deberá implementar el área de cobranzas en la unidad de ventas como se muestra a continuación: Grafico 5-5. Nuevo organigrama para la unidad de ventas Unidad de ventas Cobranzas Ventas Subsidio Ventas Desayuno Escolar Ventas Mercado Abierto Apoyo Apoyo Apoyo Fuente: Elaboración Propia Mejora de los flujogramas de los procesos de ventas Como se puede apreciar en los anexos 1,2 y 3 los flujogramas están desarrollados sin ningún tipo de metodología. ÉL presente Trabajo Dirigido propone que los flujogramas estén diseñados en bloques y dichos procesos contemplen la 45

54 simbología de la American National Standard Institute (ANSI) como se puede apreciar en el anexo 13. Los flujogramas propuestos contemplan la cobranza y consideran también las ventas a créditos, los cuales pueden ser vistos en los anexos 5, 6, y Desarrollo del Área de cobranzas A continuación se procede a desarrollar las funciones, procesos y diagramas de flujo para el área de cobranzas. El objetivo para el Área de Cobranzas tiene como finalidad: Recuperar la mora activa e inactiva de la empresa, a través de una efectiva gestión de cobro. Las funciones que se proponen para el área de cobranzas son las siguientes: 1. Ofrecer alternativas de pago, con la debida autorización de la Dirección, a clientes que requieren solventar su situación moratoria con la empresa a través de planes de pago. 2. Coordinar, dar seguimiento y control a las actividades de cobro a nivel nacional en base a la Cartera de Clientes proporcionada por la Gerencia de Comercialización y Logística, y el listado depurado de clientes morosos. 3. Depurar mora inactiva y mora ficticia de los clientes. 4. Ejecutar políticas y procesos en materia de cobranzas. 5. Generar datos estadísticos actualizados, mediante el monitoreo de la situación de la mora activa e inactiva a nivel nacional. 6. Aplicar las directrices de la Dirección a fin de disminuir la morosidad de los clientes tanto activos como inactivos. 7. Presentar informes de las actividades realizadas, para la recuperación de la mora. 8. Presentar informes del comportamiento de la mora contractual a la Dirección. 9. Revisar elaboración de planes de pago, y de póliza contable. 10. Revisar, supervisar y autorizar los cargos a facturas activas. 11. Gestionar el cobro vía telefónica de la mora inactiva. 12. Elaborar requerimientos de pago. 46

55 13. Confirmar que los descargos se realicen en tiempo y forma para evitar reflejar saldos en mora cuando no existen. 14. Elaborar estados de cuenta para conciliaciones de cuentas por pagos no reportados que quedan reflejando en el sistema informático y representan una mora no real. 15. Emitir listados de Mora tanto activa como inactiva. 16. Solicitud del listado del corte parcial a la Dirección de Tecnologías de la Información. 17. Elaboración de requerimientos Extrajudiciales de Cobro, para dar inicio a la recuperación de la Mora. Las dependencias y relaciones de coordinación se explican en el siguiente cuadro: Cuadro 5-5. Dependencia y Relaciones de coordinación del área de Cobranzas Dependencia y Autoridad Relaciones de Coordinación Fuente: Elaboración Propia Dependencia Lineal Autoridad Lineal Autoridad Funcional Intrainstitucional Interinstitucionales Gerente de Comercialización y Logística Coordinador Subsidio Prenatal y Lactancia. Encargado de Ventas Nacional. Técnico en Ventas. Distribuidoras Regionales Tiendas Unidades dependientes de la Gerencia Técnica Gerencia de Operaciones Productivas Gerencia Administrativa Financiera Gerencia de Comercialización y Logística Ministerio de Planificación del Desarrollo Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural Servicio de Desarrollo de las Empresas Publicas Productivas - SEDEM Otras Órganos del Estado Clientes Banca 47

56 Mejora al proceso de facturación Para incrementar la eficiencia de las ventas se hace necesario incluir el proceso de facturación el cual describa su objetivo, descripción de actividades y su Flujograma. El objetivo de la Facturación es: Registrar y administrar contablemente las ventas de manera adecuada, con el fin de tener un reporte, recuperación y reconocimiento del ingreso oportunamente. El proceso planteado para la facturación es el siguiente: 1. El responsable de almacenes de ventas recibirá los productos procedentes del departamento de producción verificando las cantidades enviadas con los formularios de entrega de productos, también verificara las firmas de los responsables de producción los cuales envían estos. 2. El responsable deberá verificar el estado de los productos, si las condiciones de refrigeración son las adecuadas, la fecha de vencimiento, también verificar los precios. 3. El responsable recibirá las órdenes de compra para entregar los productos verificando las cantidades requeridas por los clientes con las notas de remisión. 4. Se elabora la factura para entrega a los clientes un original y dos copias. Original (Cliente) Primera copia (Contabilidad) Segunda Copia (Archivo ventas) 5. El Cajero recepciona el pago realizado por el cliente en el caso de Ventas al contado ya sea en efectivo o depósito. 6. Al final del día el Cajero imprimirá un Reporte de Cobros el mismo que servirá para controlar las ventas a crédito o al contado. 7. El cajero realiza los depósitos de las ventas al contado o cobros de ventas a crédito en la cuenta establecida por Lacteosbol. 8. El responsable de ventas entregara a contabilidad un reporte de las ventas diarias ya sean por cobrar o al contado, adjuntando las boletas de depósitos, entregara también un reporte de cobros de las ventas a crédito. 48

57 9. El responsable de contabilidad recibirá de ventas los reportes y facturas para su registro contable y así tener un control sobre las ventas. 10. Se archivara los depósitos de las ventas y reportes de ventas a crédito para la información requerida por la gerencia general. El Flujograma del proceso de facturación se muestra en el Anexo Administración del riesgo en la unidad de ventas La administración de riesgos sigue el siguiente proceso que propone el Departamento Administrativo de la Función Pública 29, (2011) como se muestra a continuación: Cuadro 5-6.Administración del riesgo según DAFP Fuente: DAFP Colombia 29 DAFP Colombia. 49